Trabajar de forma eficaz en un equipo a distancia también implica saber adoptar las mejores estrategias desde el punto de vista conductual y comunicativo. De hecho, respetar las normas de etiqueta en línea y comunicarse correctamente entre los miembros del equipo permite aumentar la confianza y evitar molestos errores de malentendidos, que son mucho más frecuentes en los entornos virtuales.
¿Cuáles son, pues, las mejores actitudes y hábitos que hay que adoptar cuando se habla de «netiqueta»?
1. Da la bienvenida a los nuevos miembros del equipo
Sobre todo en el caso de aplicaciones de colaboración virtual como Microsoft Teams, es importante dar la bienvenida a los nuevos miembros, especialmente en canales que llevan ya tiempo en funcionamiento. La incorporación es una fase muy importante en el trabajo a distancia; además, este momento puede convertirse en una oportunidad para rediseñar la experiencia de los empleados en consonancia con las tendencias de RR. HH. de 2021.
2. Usa emojis 😊
En el chat o en las comunicaciones internas de tu equipo, puede resultar útil utilizar emojis, ya que permiten expresar las emociones relacionadas con el mensaje que estás transmitiendo. Sin embargo, es importante no exagerar con el uso de demasiados emojis, ya que pueden hacer que el mensaje resulte inapropiado; además, su uso siempre debe valorarse en función del contexto: se desaconseja totalmente utilizar emojis en un correo electrónico muy formal. Una herramienta muy útil es Emojipedia, una auténtica enciclopedia en línea de emojis.
3. Cuidado con la puntuación
Escribir «gracias» es diferente a «gracias». Añadir un punto al final de los mensajes puede hacer que las palabras adquieran un significado completamente distinto; de hecho, en el segundo caso, el punto refuerza una emoción negativa al indicar el final de una conversación. Sin embargo, también en este caso es necesario tener en cuenta el contexto, ya que muchas personas están acostumbradas a utilizar a menudo el punto al final de los mensajes, así que presta atención a la forma en que se expresa tu interlocutor. Es una cuestión de costumbre, no solo de netiqueta.
4. ¡¿Qué hora es?!
Gracias a la conexión a Internet, no hay horarios de cierre ni vacaciones; sin embargo, es recomendable respetar los horarios de los demás. A menos que se trate de comunicaciones urgentes, es mejor no enviar mensajes después de las 22:00. Si estás trabajando hasta tarde por la noche, puedes guardar los mensajes o los correos electrónicos en los borradores y enviarlos a la mañana siguiente, o bien programar el envío automático de la comunicación.
5. Menos es más
Los mejores mensajes son breves, concisos y precisos. En el caso de los correos electrónicos, presta atención al asunto: incluye una referencia precisa para que sea más fácil encontrar el correo más adelante. Lo mismo se aplica a los canales de colaboración virtual: utilizar asuntos y redactar mensajes breves y claros (quizás incluyendo enlaces a los documentos) hace que la conversación sea más fluida y más fácil de seguir para todos los participantes.
Si quieres profundizar con más consejos y trucos sobre las mejores prácticas a seguir en Internet y durante el teletrabajo, en el K-HUB de hi – habit inspiring platform encontrarás diversos materiales y guías detalladas dedicadas a la etiqueta digital: cómo comportarse de la mejor manera posible en Microsoft Teams, las normas para celebrar reuniones y compartir documentos de forma óptima, respetando a los demás y evitando contratiempos desagradables.
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