Cómo gestionar y organizar el tiempo: 5 consejos y una herramienta digital de ayuda
«¡El tiempo es dinero!» ¿O tal vez nuestro tiempo vale más que el dinero? ¿O quizá nos hayamos dado cuenta de verdad de que «somos tiempo»?
El tiempo es un activo insustituible y fundamental, ya que se trata de un recurso escaso que no podemos regenerar en absoluto: siempre podemos disponer de más recursos económicos, pero no de más tiempo. Por este motivo, debemos aumentar nuestra conciencia, y la de nuestro equipo, sobre aquello en lo que realmente merece la pena invertir tiempo. Este enfoque representa el primer paso para ayudarnos a cambiar nuestros hábitos y ser más productivos.
Las técnicas de gestión del tiempo nos ayudan en este sentido , ya que permiten organizar mejor la jornada laboral y aumentar la productividad (sin perder de vista el equilibrio entre la vida laboral y la personal). De hecho, mejorar nuestra eficiencia en el trabajo no solo nos permite alcanzar los resultados más rápidamente, sino que nos da la libertad de dedicar más tiempo a nuestra vida privada, a la familia o a nuestras aficiones. Otros beneficios incluyen la reducción de la procrastinación, el estrés y la ansiedad.
Pero, ¿cómo podemos poner en práctica el principio de la gestión del tiempo en nuestra organización? Aquí tienes 5 consejos útiles para todos, especialmente para quienes aspiran a ser buenos líderes digitales.
5 consejos para gestionar mejor el tiempo
- Planificación
La mejor forma de no perder el tiempo es planificar con antelación las tareas, actividades y reuniones. Gracias a la planificación, cada jornada laboral sabremos cuál es el objetivo principal que debemos alcanzar.
De hecho, el autor y experto en gestión del tiempo Brian Tracy afirma que «cada minuto que dedicas a planificar te ahorra 10 minutos en la ejecución; esto te proporciona un 1.000 % de rendimiento energético».
- Prioridades: la matriz de Eisenhower
No solo debemos planificar con antelación todo lo que tenemos que hacer, sino también ordenarlo por prioridades. De esta forma, es posible identificar cuáles son las tareas más urgentes: ¡los plazos incumplidos no serán más que un mal recuerdo!
En este sentido, puede resultar útil el método de la matriz de Eisenhower, que permite gestionar y organizar mejor las largas listas de tareas pendientes; cada tarea se coloca en uno de los cuadrantes de la matriz según criterios de importancia y urgencia:
1 – Crisis: importante y urgente (acciones que no se pueden delegar y que hay que realizar lo antes posible)
2 – Calidad: importante pero no urgente (acciones que deben planificarse para más adelante)
3 – Engaño: urgente pero no importante (acciones que deben delegarse)
4 – Desperdicio: no importante ni urgente (acciones superfluas)
- Ten en cuenta la ley de Parkinson
Cryril Northcote Parkinson afirmaba que«El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible; cuanto más tiempo hay, más importante y exigente parece el trabajo».
Esto significa que, si una persona dispone de una semana para llevar a cabo una tarea, utilizará toda la semana para realizarla. De hecho, la presión de una fecha límite nos lleva a completar más rápidamente el trabajo que tenemos que hacer. Por este motivo, puede resultar útil el «time blocking», es decir, reservar en el calendario un tiempo predeterminado para completar una actividad concreta.
- Pide ayuda a tus compañeros y a tu equipo
; a veces, lo mejor es consultar con tu equipo y con las personas que te rodean, para poder definir mejor los objetivos, los plazos y las prioridades. Consultar con los demás no solo nos permite repartir el trabajo, sino también reforzar las habilidades sociales de todo el grupo: mejorando la cohesión, la colaboración y la confianza entre las personas.
- Deja que la tecnología te ayude
La tecnología es una herramienta útil para la gestión del tiempo. Existen varias aplicaciones que permiten llevar un seguimiento de tus actividades, introducir tus compromisos en una agenda digital, planificar reuniones y potenciar la colaboración de forma exponencial.
Una herramienta digital para tu equipo
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