Un nuevo Big Bang, del caos a la armonía: la gestión de la comunicación, la sinfonía perfecta para tu empresa

¿Qué es exactamente la gobernanza de la comunicación? ¿Qué entendemos por este término?

¿La comunicación en la empresa? ¡Es un asunto que compete al director general!

De hecho, no se trata solo de una actividad necesaria para un departamento, sino que hoy en día es mucho más: una cuestión absolutamente fundamental para mantener la unidad y la cohesión de las organizaciones.
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En términos metafóricos, es como tener una orquesta que toca al unísono, una partitura perfecta, una sinfonía impecable de decisión, planificación, estrategia y control de las actividades de comunicación dentro de la organización, así como de la importancia y la prioridad que se le concede a estas. ¿El objetivo? Que ya no haya mensajes ignorados —por casi todo el mundo—, sino solo el enfoque adecuado para llegar a todo el mundo.
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En la práctica, se trata, por tanto, de«gobernanza»: un conjunto de procesos y decisiones que establecen cómo gestionar y cuándo enviar las comunicaciones internas para que lleguen a las personas adecuadas, en el momento adecuado y con el mensaje adecuado. Hoy en día, en un entorno de trabajo digital en el que nos bombardean constantemente con correos electrónicos, mensajes y notificaciones, a veces lo único que la gente necesita es poder poner orden. Es decir, desde el punto de vista de quien se enfrenta a esta complicada tarea: ¡comunicar menos para comunicar mejor!

La importancia de la gestión de la comunicación

La gestión de la comunicación desempeña un papel fundamental a la hora de fomentar la experiencia de los empleados, mejorar y estimular la atención de las personas, así como su implicación y compromiso con la vida de la empresa, simplificando los procesos o canales para centrarse en lo que realmente importa: el contenido y las actividades subyacentes. A modo de ejemplo, estos son algunos de los pilares de una gestión de la comunicación bien estructurada:
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- Coherencia, importancia y nivel de prioridad de los mensajes: una gobernanza eficaz garantiza que los mensajes corporativos sean coherentes con todo lo que ocurre en la empresa, estructurando un enfoque en el que se comunique lo que es relevante, con una selección de los canales y las herramientas adecuadas. Esto evita la confusión, la duplicación y los malentendidos, coordinando de la mejor manera posible las herramientas, los canales y los materiales de comunicación.
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- Alineación con los objetivos y la estrategia empresarial: contar con una gobernanza de la comunicación garantiza que las actividades de comunicación estén alineadas y sean siempre coherentes con los objetivos estratégicos de la organización, y que se reflejen en las distintas actividades en las que participan las personas, lo que contribuye a una mayor alineación también con respecto a la visión y los valores de la empresa.
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- Relación, no solo comunicación, «en nuestro interés»: una gobernanza eficaz, en la que cada mensaje se adapta a las necesidades de cada persona, crea un entorno en el que las personas se sienten involucradas, interesadas e informadas. Esto estimula la participación, fomenta un sentido de pertenencia y favorece la colaboración.
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- Mitigación de las desarmonías: una gestión de la comunicación bien estructurada ayuda, por ejemplo, a comunicarse de forma eficaz en momentos típicos y concretos de la vida de la organización, incluidos los momentos especialmente críticos en los que solo mediante la creación de armonía y una alineación global es posible afrontar etapas importantes de la empresa; además, al generar interés, captar la atención y hacer que la comunicación se perciba como«para mí y dirigida a mí», utilizando herramientas y canales innovadores para desarrollarla, se tendrá una certeza razonable de que el mensaje llegará a su destino y que, sin duda, las personas lo harán suyo y lo vivirán como propio.

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Cómo implementar una gobernanza eficaz: ayuda del mundo digital

‍Existendiversas formas de diseñar e implementar una gobernanza eficaz de la comunicación; ante todo, hoy en día el paso a dar —o quizás la nueva y fundamental oportunidad— es el diseño de un enfoque novedoso, en el que «menos es más» se convierte en el camino a seguir y en el principio rector.
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Comunicarse menos y mejor en una época de «selva informativa» (que se manifiesta en canales, herramientas y duplicidades) no solo es necesario, sino vital para gestionar la complejidad. Es importante tener claros los objetivos estratégicos y aprovechar la oportunidad para llevar a cabo un trabajo que, partiendo de la cúpula empresarial (el director general), involucre a todas las funciones «orquestando» la sinfonía para que la armonía del sonido sea música para los oídos de las personas a las que va dirigida.
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La comunicación no puede prescindir de un enfoque de personalización ( gracias a la tecnología) en función de personas individuales o grupos de personas (equipos, departamentos, sucursales), de modo que prevalezcan el interés, el compromiso y el impacto para quienes leen. Por último, no puede dejarse de lado un trabajo de reducción y síntesis de los canales a través de los cuales deberán difundirse dichos mensajes, coordinando de la mejor manera posible las diferentes herramientas y materiales.

En este sentido, el trabajo (llevado a cabo en Digital Attitude) de investigación y análisis de datos de más de 300 000 usuarios de grandes empresas italianas, con el fin de interpretar y comprender el panorama actual y el termómetro de la comunicación corporativa, ha puesto de manifiesto de forma indiscutible la tendencia según la cual, a medida que aumenta el número de destinatarios de las comunicaciones (correos electrónicos o boletines informativos), crece exponencialmente el porcentaje de comunicaciones ignoradas. ¿Qué hacer entonces? ¿Qué canales utilizar? ¿Cómo estructurar de forma eficaz una estrategia de gestión de la comunicación?

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El reto no es imposible, al contrario, es una gran oportunidad. Gracias a la innovación digital (acompañada de decisiones y una gobernanza claras por parte de la alta dirección), es posible utilizar plataformas y programas informáticos que, al ahorrar tiempo y recursos —para invertirlos donde más importa—, ayudan a salvar la brecha que hoy resulta decisivamente negativa entre el gran patrimonio de información, contenidos, actividades y valores presentes en el tejido organizativo, pero que no son percibidos ni vividos de la misma manera por las personas precisamente por lo expuesto anteriormente.

Con la plataforma digital hi platform (SaaS y marca blanca) invertimos la tendencia: es la información y la comunicación las que van hacia la persona, y no al revés.

Con hi platform trabajamos en la gestión de la información, centrándonos en aspectos como la comunicación,engagement personas, la coordinación de herramientas y procesos, y las experiencias innovadoras de aprendizaje y cambio.

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hi platform te ayuda a llegar a todas las personas de la empresa, multiplicando el impacto de tu comunicación de forma personalizada, contextual (dentro del flujo de trabajo) y cuantificable. Además, podrás aumentar el ROE (retorno de engagement) de los contenidos formativos, coordinar mejor las herramientas y los procesos, mejorando así la participación general de las personas.

Todo ello con total autonomía —tanto en la creación de contenidos como en la elección del estilo gráfico o del tono de voz, incluso para distintos grupos de usuarios—, potenciando la relación con cada persona o grupo de personas mediante mensajes contextuales y personalizados que no solo captan la atención, sino que animan (en términos técnicos, se habla de «nudge-tech») a emprender acciones y actividades.

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Resumen: cómo una gestión de la comunicación bien definida puede marcar realmente la diferencia

Mediante una gestión eficaz de la comunicación, se garantiza el aumento del ROE: es posible lograr una implicación efectiva de las personas, contribuyendo así a crear armonía y bienestar en las organizaciones gracias a un conocimiento más profundo, específico y exhaustivo de la vida cotidiana en la empresa, y yendo así más allá del parámetro habitual de la mera productividad de las personas, trazando una visión innovadora de los KPI: ¡mantener a las personas informadas, implicadas, interesadas e inspiradas!

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